Por norma general, la Inspección suele solicitar a los autónomos y negocios la documentación relativa al paquete laboral, por un lado; y de prevención de riesgos, por otro”, donde se incluyen las siguientes obligaciones:
Documentos en materia laboral
- Contratos de los trabajadores.
- Recibos de los salarios firmados. “Es decir, las nóminas.”
- Justificantes de pago.
- Registro de jornada. “Este documento debe estar disponible para la Inspección en cualquier momento, y se debe guardar durante cuatro años”, recordó la presidenta del STISS.
- Permisos de actividad.
- En el caso de trabajadores con discapacidad, “se pedirá el contrato, las medidas alternativas de adaptación…”
- Planes de igualdad, en caso de estar obligados.
- Certificado de estar al corriente con las obligaciones con la Seguridad Social.
Así, los negocios deben mantener en el centro de trabajo el registro horario de sus empleados actualizado, ya sea en papel o electrónico. La Inspección está haciendo hincapié, como prueba el hecho de que las multas a los negocios se han multiplicado desde su entrada en vigor. En concreto, “ya supone el 90% de las actuaciones que investigamos.”
Documentos en materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL)
La Inspección suele solicitar a los negocios documentos y pruebas que demuestren que cumplen con la legislación en materia de Prevención de Riesgos Laborales. Principalmente, son los siguientes:
- Concierto con el servicio de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) en caso de estar externalizado.
- Evaluación.
- Formación.
- Equipos de Protección Individual (EPI) en caso de necesitarlos.
- Reconocimientos médicos.
La Inspección está pidiendo a los negocios toda la documentación y pruebas de que cumplen con sus obligaciones en materia de prevención.
La Inspección cada vez pide más a los negocios que entreguen su documentación por correo electrónico
Hay determinados documentos “que tienen que estar sí o sí en la sede del negocio, como el registro de jornada, pero en otros casos no tienen por qué estar en el centro de trabajo, ya que en muchos negocios son sus gestorías y asesorías las que disponen de los contratos, los recibos de salarios y otro tipo de documentación.”
Por ello, se recomienda a los negocios mantener el máximo de documentación posible en formatos digitales, como un PDF que puedan enviar fácilmente por correo electrónico en caso de que la Inspección así lo solicite. “Lo realmente importante es que, cuando se le solicita por parte de la Inspección, el negocio cumpla y lo mande, sea por correo electrónico o presencialmente. Cada vez más se está haciendo por medios electrónicos, y después los inspectores lo añadimos al expediente”.
Asimismo, dependiendo de la documentación que se solicite al negocio, la Inspección suele dar unos plazos diferentes para enviarlo por correo electrónico. “No es lo mismo un accidente de trabajo que una visita rutinaria, o la época del año en la que se haga. Aunque lo normal suele ser, de media, un plazo de una o dos semanas«.
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